Con decreto del 14.10.2003 la Presidenza del Consiglio dei Ministri ha stabilito che dal 01.01.2004 ai sensi dell’art. 50 comma 3 del Decreto del Presidente della Repubblica  28.12.2000, n. 445, dovranno, quindi, attenersi ai principi e alle norme di seguito elencati:

1. adozione del protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti delle amministrazioni pubbliche, il protocollo informatico è il modulo che realizza la gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali secondo modelli organizzativi ed archivistici abilitati a livello progettuale. Tutte le operazioni si applicano sia ai documenti cartacei che a quelli informatici prodottio ricevuti dall’amministrazione;
2. trattamento dei procedimenti amministrativi gestito completamente in modo  informatico;
3. formazione e conservazione dei documenti informatici;
4. sottoscrizione elettronica dei documenti informatici;
5. gestione informatica del sistema documentale e dei flussi documentali;
6. accessi telematici ai dati, ai documenti, ai sistemi, alle banche dati;
7. sicurezza dei dati, dei documenti, delle tecnologie.

Insomma con il DPCM del 14.10.2003 il Governo intende procedere ne cammino dell’informatizzazione e digitalizzazione di tutta la pubblica amministrazione, percorso iniziato già qualche anno fa con il finanziamento dei progetti di e-government aventi l’obiettivo finale di attuare una maggiore interazione telematica tra cittadini/imprese e p.a..

Ogni amministrazione con l’adozione del sistema “protocollo informatico”  permetterà al cittadino/impresa di trasmettere telematicamente lettere, istanze ed ogni altra comunicazione in formato elettronico, documenti che potranno essere firmati digitalmente dalla persona  grazie ad una smart card definita carta intelligente elettronica a microcircuito risiedente su di una tessera di dimensioni standard tipo bancomat, senza dovere necessariamente utilizzare gli usuali canali cartacei, comodamente dalla propria abitazione o dall’ufficio e la p.a. avrà l’obbligo, dopo essersi dotata di casella di posta certificata (sempre dal 1 gennaio 2004), registrare (protocollare) detti documenti e archiviarli utilizzando solo strumenti informatici, garantendo la certezza dell’archiviazione e mantenendo nel tempo la validità temporale (c.d. marcatura temporale) del documento stesso.

Obiettivo di questo nuovo sistema è quello di dimezzare i tempi di attesa sia per i cittadini che per le imprese nei rapporti con la pubblica amministrazione, evitando a questi ultimi l’onere di doversi recare personalmente o utilizzare i canali ordinari per quanto concerne l’invio di documenti.